病案的形成是一个复杂的过程，从病案表格的审核印刷到病案资料的收集整理，从病案的编号、排列到病案的归档、供应，应建立分级的病案技术管理系统。

    1.病案编号

    病案编号的种类和方法很多，概括起来有7类11种，如分为序列-单元编号的多号制、分为集中或分开管理的一号或二号管理制、冠字或字头编号、病人姓名、疾病名称、病人住址编号等。采用何种编号方法，应根据医院性质、任务、特点和病案管理工作实际，研究选择应用。

    2.病案索引登记

    病案索引是指专业索取病案内容而设置的引得手段，一般通过分类编码和登记等方法来实现。建立索引便于查找病案号和有关病案资料、总结归纳资料的内容、简捷摘录有关资料，检索历史的引得等。病案索引的种类繁多，常用的有：

    （1）病人姓名索引：可按门诊病人姓名、住院病人姓名和死亡病人姓名索引编设。

    （2）日期索引：可按入院日期、出院日期和转科日期索引。

    （3）疾病索引：可按疾病分类、手术分类、传染病索引编设。它是建立在疾病分类编目的基础上来实现的。

    病案管理工作中除了设置必要的索引外，大部分工作都需进行登录，如病案供应登记，病案借阅登记，科研、教学病案阅览登记和入、出院病案登记等。登录工作是病案管理的基本方法，与索引设置密不可分，具有同样的功能和效益。

    3.病案建立

    （1）门诊病案：是病人在医院门诊期间医疗记录的正式病案。排列顺序：①病案首页。②病案副页（续页）。③各科检查报告。④各科治疗记录单。

    （2）住院病案：是病人在医院住院期间医疗记录的正式病案。

    住院期间病案资料排列顺序：

    ①体温单。②医嘱记录单。③入院记录与入院病历。④诊断分析及诊疗计划。⑤病程记录。

    ⑥转科记录。⑦手术记录（包括麻醉记录，手术报告，手术后病程记录）。⑧特殊病情治疗记录。⑨会诊记录。⑩X线检查报告单。

    ⑾病理检查报告单（包括尸检报告单）。⑿特殊检查报告单。⒀检验记录单。⒁检验报告单。⒂中医处方记录单。

    ⒃护理记录单（包括护理计划和特护记录）。⒄病案首页（包括住院证）。⒅门诊病案。⒆上次住院病案。⒇院外医疗资料及有关证明。

    出院后的病案资料排列次序：

    ①住院目录页（在本院2次以上住院者用）。②病案首页（包括住院证）。③死亡者死亡报告单。④入院记录和入院病历。⑤同住院期间病案资料之（4）~（16）排序。

    ⑥医嘱记录。⑦体温单。⑧其它。⑨门诊病案（限编号系统的集中管理制，分开管理制者分开排存）。

    4.病案归档排列

    （1）病案归档排列方式分为平卧式、直立式、横立式。

    （2）病案归档排列种类一般常用的有顺序号排列、分段号排列、尾号排列。

    （3）病案归档排列标识以线别和色别为基础，一般采用单线法、多线法、混合色标、记录粘贴、突舌、切口等多种形式。设计或制作标识，可根据医院病案管理工作实际，选择使用。

    5.病案存贮

    （1）病案存贮原则：方便医教研工作的开展，有利于病案管理系统和管理工作环节；结合库房建筑和设备条件，分析永久存贮和定期淘汰存贮的利弊。

    （2）病案存贮保管方法：按病人姓名、疾病分类、病人户口所在地区、科别、病案编号等系统存贮。

    （3）病案保存期限：按其作用和价值分为永久保存和定期保存。根据国家卫生部颁发的《全国医院工作条例》中规定：”住院病案原则上永久保存。“门诊病案可试行筛选淘汰办法存贮。国际上对病案的保存期限没有统一规定，一些国家规定住院病案（有纸病案）保留30~50年亦可筛选淘汰销毁，缩微胶片已立法可以保存50~100年以上，因此，病案保存期限应结合论证和鉴定病案的价值及作用。

    永久保存病案范围：有历史参考价值的；罕见、疑难病例和特殊病种；特殊人物的；有国际影响的或疫情、灾情、战争等。

    永久保存病案的条件：专库、专柜、专人；多媒体应用技术；电子计算机应用技术；专门的永久档案库。

    6.病案供应

    根据病案供应，借阅工作制度和借阅范围、按照操作规程进行病案的传递、回收、借阅（借调和阅览）、注销、整理、归档等工作，以保证和满足医教研及管理等工作的需要。

    病案供应范围包括：门诊、预约、住院、科研、教学和死亡讨论、病例讨论及其它用病案。

    病案供应时追踪查找方法是多样的，包括：病案号、姓名索引、出入院日期、疾病分类索引、手术分类索引、死亡登记、尸体检查登记等。